Så startar du hr-arbetet – från scratch


2018-08-13 - Du kommer ny till en organisation och har fått ansvaret för att sätta i gång hr-arbetet. Var börjar du? Vad är viktigast att få på plats först och hur undviker du att drunkna i processen? Anna Fredrixon har gjort resan två gånger. Tidigare på Truecaller och nu som hr-chef på Kry.


Krys huvudkontor i en anonym fastighet i hjärtat av Stockholm sjuder av liv. Ljusa pasteller, designmöbler, träningslokal och mysiga mötesplatser, levande växter och grupparbetsrum med namn som ”Pavlov”. Hela atmosfären andas hippt techbolag. Det är snart midsommar och mitt i lokalerna tronar en midsommarstång gjord av ballonger. Precis en sådan där miljö som andra arbetsplatser kan bli avundsjuka på. Och visst är det genomtänkt. Lokalerna ska präglas av kultur och värderingar, men ingenstans syns några pliktskyldiga värdeord upptryckta på väggen.
– Det ska vara varmt och energiskt och välkomnande, förklarar Anna Fredrixon. Hon berättar att företagets People Experience Manager nu åker runt på kontoren ute i landet för att skapa samma känsla.

Men, och det ska förtydligas, hr ska inte vara någon intern eventbyrå. Snarare handlar det om att ta tillvara medarbetares idéer och förverkliga dem.
– Ge medarbetare förtroende! Ju fler initiativ, desto bättre.
Det allra viktigaste för den som fått i uppdrag att styra upp hr-arbetet från start, är att förstå och brinna för affären. Att skaffa dig koll på vad strategierna och utmaningarna kopplade till dessa är. Först då kan du sätta i gång hr-arbetet helt i linje med affären, menar Anna Fredrixon.
På Kry träffar patienten läkare och psykolog i mobilen. Företaget har vuxit snabbt och Anna Fredrixon insåg när hon äntrade bolaget för tio månader sedan att rekrytering och onboarding behövde prioriteras.
– Rekrytering är många duktiga på men onboarding är minst lika viktigt. Det ska finnas ett schema när en ny medarbetare börjar, att visas runt och få träffa rätt personer och att känna sig otroligt välkommen.

Oavsett vilka strategier du arbetar efter så slår Anna Fredrixon ett slag för vikten av rätt verktyg och hr-system.
– Det ska vara skalbart, digitalt, innebära minimalt med administration och erbjuda medarbetare möjlighet att själva logga in.
Att hr-systemet omfattar alla processer och är automatiserat minimerar risken för mänskliga misstag, poängterar Anna Fredrixon som valt att använda det amerikanska systemet Bamboo HR.
– När det gäller rapportering så trycker jag bara på en knapp. Lägg inte tid på excel!
En annan sak Anna Fredrixon undvikit är att lägga tid i början på att skapa policyer och handböcker.
– Det är det sista man ska göra. Anställer man rätt människor så får man också lita på att människor gör ett bra jobb. Utgå ifrån att folk fattar. Vi kan inte leva i regelvärlden, då blir hr polis och administratörer, när vi i stället ska se till att vi når våra mål genom rätt människor och genom att stötta chefer och medarbetare.

Ytterligare en viktig fråga från start är att ”sätta” värdegrunden i före­taget, eftersom värderingar helst bör genomsyra alla processer.
– Alla ska äga värdegrunden, det är ingen hr-fråga, men hr kan driva processen att förtydliga värdegrunden.
Anna Fredrixon har hunnit jobba tio månader på Kry när vi träffas. Hon har lagt upp sitt arbete efter några olika tidshorisonter: den långa, visionära sträcker sig tre år framåt i tiden, de kortare planerna är uppdelade per kvartal.
– Jag måste kunna ändra hela tiden. Det får inte bli för inrutat.
Hr-systemet listar medarbetarna, att de har rätt lön och kontrakt. I systemet finns även rekryterings- och onboardingprocessen.
Värderingarna har vävts in i processen, till exempel så tittar det rekryterande teamet på om kandidaten har ett ”growth mindset” och cheferna har utbildats i att rekrytera. Nyligen har hr-teamet köpt in tester för att ytter­ligare kunna vässa rekryteringsprocessen.

Genom verktyget Office Vibe i Slack får Anna Fredrixon veckovis data över hur läget ser ut i organisationen och möjlighet att följa upp förändringar.
– Jag får svart på vitt genom snygga grafer det jag kanske redan känt på mig. Jag har inga papper och pärmar och de digitala systemen uppskattas även av medarbetarna.
Nyckeltal då, vilka ska man fokusera på att följa upp?
Anna Fredrixon poängterar att kandidatupplevelsen är allt. KPI:er som conversion rate, acceptance rate, personalomsättning, hur många som slutar under provanställning, headcount och demografi (kvinnor/män) är några av de viktigaste att hålla koll på, liksom sjuktal och sjukskrivna för stress. Allt i linje med vad som händer i företaget.

En fallgrop när man sätter i gång hr-arbetet som ny på jobbet är att komma in med en färdig plan.
– Du måste vara ödmjuk! Företaget har redan sina strategier och visioner, gå in och lyssna så att du kan fokusera på rätt saker. Det går inte att köra copy/paste. Du vinner förtroende av ledningen och organisationen om du kan visa att du förstår affären och att du agerar när de behöver hjälp. Gör ditt business case, agera affärsmässigt och var bestämd. Var tydlig och konkret. Tänk mer som ledningen tänker.
Till exempel – om du vill få igenom ett köp av ett hr-system: visa vad det kostar i tid att sitta i excel och jämför detta med vad ett system skulle kosta.
Viktigast av allt är att verkligen förstå – och brinna för – affären.
– Då kan du driva hr-arbetet helt enligt strategin. Du måste förstå produkten och servicen och tycka att det är kul. Du måste vara modig; våga testa och erkänna fel och kunna göra om. Våga ta fighter och beslut.
Hon varnar för att hamna i en delad administratörs- och mamma/polisroll.
– Bli inte en ja-sägare till alla. Med­arbetare kan ta ett nej om de förstår logiken bakom ett beslut. Var tydlig och transparent och våga ta för dig!

Nio råd för en flygande start

1. Gå in i ditt nya uppdrag med öppet sinne, kom inte med en färdig plan utan lyssna in organisationen – lär dig affären, strategierna och visionerna.
2. Skaffa ett hr-system som är skalbart, digitalt, kan integreras med andra system erbjuda egen login och innebära minimalt med administration. Sitt inte i excel!
3. Fastna inte i policy- och handboksfällan. Utgå ifrån att ni gjort ett gott rekryteringsarbete när ni valt ut rätt medarbetare. Välj att ha målfokus och jobba proaktivt i stället för reaktivt. Lägg tid på rekrytering och onboarding. Lita på att människor gör ett bra jobb. Missbrukas förtroendet får ni ta det då.
4. Sätt värdegrunden i organisationen så att den på riktigt genomsyrar allt ni gör. Hr äger inte värderingar, men kan med fördel driva arbetet kring att förankra dem så att alla i företaget känner ägarskap. På Kry har man ett ”patient first”-case på varje måndagsmöte där medarbetarna får berätta om hur de satt patienten först i ett speciellt case.
5. Utbilda chefer i rekrytering.
6. Sätt strukturen för att skapa en lärande organisation. Kry har sin så kallade Kryducation – ett forum där medarbetare delar kunskap genom att utbilda varandra en till två gånger per månad. Chat & chew – medarbetare från olika team kopplas ihop och får ett bokat bord där de kan luncha tillsammans. Medarbetarnas specialistkompetens används praktiskt både för kompetensutveckling och kulturbygge – psykologen föreläser om kbt och body balance-instruktören håller pass för kollegerna.
7. Använd ett kommunikationsverktyg som exempelvis Slack och funktionen som gör att du som hr-proffs kan få kontinuerliga rapporter över läget i organisationen. Glöm årliga medarbetarundersökningar – du vill hålla koll på ”engagemangstempen” konstant och kunna agera på av­vikelser. I Slack eller motsvarande kan du skapa olika kanaler. Kry har en ”kudoskanal”, det vill säga en kanal där med­arbetare kan ge varandra beröm.
8. Välj dina nyckeltal att följa utefter just din organisations utmaningar och strategier. Följ upp dem i ditt system.
9. Undvik om möjligt en hr-roll där du också ska ha flera ”hattar”. Hr är affärskritiskt. Har företaget en massa jurister men ingen hr, så säger det mycket om företagets värderingar.


JUST NU PÅ FÖRSTA SIDAN
#6