Skapa en smartare onboarding


2018-10-24 - Med en smart process får en ny medarbetare förutsättningar att snabbt trivas och bli produktiv. Men också att vilja stanna kvar. Forskning visar att ett bra onboardingprogram kan vara avgörande för att uppnå detta.


Karin Ulfhielm, seniorkonsult på Decigo, blev introducerad till sitt nya jobb i slutet av sommaren. ”Jag blev otroligt positivt överraskad över hur välkomnad jag blev", säger hon. Kombinationen av att redan före start få meddelanden om hur glad organisationen var att hon skulle komma, liksom en tydlig plan för den första tiden, är sådant som gav Karin Ulfhielm en riktigt bra start.

Introduktion av nya medarbetare omfattas av svensk lagstiftning genom Arbetsmiljöverkets föreskrift AFS 2001:1 (Systematiskt arbetsmiljöarbete). Där framgår bland annat av paragraf 7 att ”Arbetsgivaren ska se till att arbetstagarnas kunskaper om arbetet och riskerna i arbetet är tillräckliga för att olycksfall ska förebyggas och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås”. Men en smart onboarding handlar inte bara om att följa lagar och regler; det handlar lika mycket om att bjuda in medarbetaren till just er kultur.

– Ett strukturerat introduktionsprogram får den enskilde medarbetaren att känna sig välkomnad och att företaget tar en på allvar. Det ger en ökad chans att medarbetaren trivs, stannar kvar och är motiverad att både prestera och berätta för andra om hur väl omhändertagen man blivit. För företaget bidrar det till att skapa en bra kultur där människor trivs och presterar. Man minskar också risken för dyra ersättningsrekryteringar, då många fler väljer att stanna i stället för att söka sig vidare, säger Rickard Klinthäll, senior copywriter och analytiker på kommunikationsbyrån Business & People.

Sannolikheten för att en anställd stannar kvar på företaget i upp till tre år är 69 procent större om hen deltar i ett organiserat onboardingprogram än om hen inte gör det, enligt Onboarding New Employees: Maximizing success. SHRM Foundation’s Effective Practice Guidelines Series, 2010. Organisationer som använder strukturerade introduktionsprogram för att lära nya med- arbetare om roller, normer och önskvärda beteenden är också mer effektiva än de som inte gör det.

Onboarding kan delas in i fyra steg: regelefterlevnad (compliance), tydliggörande (clarification), kultur (culture) och anknytning (connection). Regelefterlevnad är den lägsta nivån och omfattar att lära ut grundläggande regler och handlingsplaner. Tydliggörande handlar om att se till att medarbetaren förstår sitt uppdrag och alla relaterade förväntningar. Kultur är ett brett område och handlar om att ge medarbetaren koll på organisationens formella och informella normer. Anknytning anspelar på de viktiga mellanmänskliga relationer och informationsnätverk som nya medarbetare behöver utveckla. I den bästa av världar omfattar introduktionsprocessen alla fyra delar.

Av dem som fått en planerad introduktion när de började sin anställning är det 52 procent som trivs mycket bra med sitt jobb. Bland dem som inte fick en planerad introduktion är samma siffra 31 procent. Så såg det ut när fackförbundet Vision (2015) undersökte hur deras medlemmar introducerats på sina arbetsplatser.

Att ta fram en digital introduktion har flera fördelar, inte minst effektiviserar den informationsöverföring då den nya medarbetaren kan ta del av information redan före första arbetsdagen.

– En annan fördel är att det avlastar dina chefer en hel del, när det gäller att komma ihåg att informera om företaget och dess verksamhet i sin helhet. På köpet kommer du som företag bort från att vara chefsberoende när det gäller att klä på medarbetaren med kunskap om verksamheten, historia, värderingar, vision, mission, hur kolleger tycker att det är att jobba här, vilka förmåner man har, hur man kan växa hos er, och så vidare. Du väljer helt enkelt det du tycker att alla som börjar hos er behöver veta. Det betyder att du får en jämnare nivå hos de nyanställda när det gäller kunskap om företaget och verksamheten, säger Rickard Klinthäll.

Men, en digital introduktion är inte hela lösningen.

– Självklart är det viktigt att du följer upp den digitala introduktionen med en minst lika bra och strukturerad introduktionsprocess när medarbetaren väl är på plats på jobbet, säger Rickard Klinthäll.

JENNIE JENSSEN

12 steg till en bättre introduktion

Så hur skapar man då ett effektivt introduktionsprogram? Här har vi samlat råden som ger både er och era nya medarbetare en bra start:

1. Vem är det som kör egentligen?

Gör det tydligt vem som har huvudansvar för introduktionen. Vem är processägare och vilka övriga ansvariga finns? Tydlighet är grunden för framgång. Vad ska hr bistå med? Vad ansvarar närmaste chefen för? Vilken roll och vilket ansvar förväntas av kollegerna?

2. Tydliggör processen

Det tar tid och blir dyrt i längden att sätta ihop ett introduktionsprogram vid varje ny anställning. Det är smartare att ta fram en process som i det stora hela är lika för alla, men eventuellt med skräddarsydda delar beroende på vilken roll som ska tillsättas. Glöm inte heller bort att det inte bara är nyanställda som behöver introduktion.

– Enligt min uppfattning behöver även praktikanter, konsulter, inhyrda och tillfälligt anställda en god introduktion men ofta glöms de bort eller får mycket mindre än vad ”vanliga anställda” får, säger Pia Juhlin Åstrand, grundare av Chefsverkstaden.

3. Första intrycket – det är då onboardingen börjar

Tänk på att er nya medarbetare börjar sin resa med er redan vid första mötet med ert varumärke. Helhetsupplevelsen färgas alltså redan när hen läser annonsen, eller har stött på er i andra sammanhang. En given startpunkt för onboardingen kan vara när anställningsavtalet skrivits under. Se till att ta tillvara den entusiasm som de flesta nyanställda känner. Det är när han eller hon berättar om sitt nya jobb för sin omgivning som det kommer komma följdfrågor.

Se till att ni redan nu skickat med så pass mycket information om er verksamhet att den nya medarbetaren med stolthet kan berätta om sitt nya uppdrag och sin nya arbetsplats. Visst finns informationen på er hemsida, men varför inte förpacka skräddarsydd information som känns personlig och anpassad för er nya kollega i tryckt eller digitalt format?

4. Sätt er in i er nya medarbetares situation

Nyförvärvet kommer att berätta för familj, vänner och i sociala kanaler om det nya jobbet. Vilka frågor tror ni att hen kommer att få? Se till att ni har serverat de flesta av svaren. De allra flesta brukar vara nyfikna på vilka de ska jobba med.

Se till att det finns bilder och lite information om åtminstone de närmaste kollegerna. Det kommer att kännas tryggt när det väl är dags att sätta i gång att jobba tillsammans.

5. Kolla kalendern före start

Ska ni ha kickoff? AW? Någon annan sammankomst? Bjud in den nya kollegan även om hen inte officiellt börjat än.

Var noga med att deltagandet är frivilligt och se till att medarbetaren känner sig välkommen.

6. Glöm inte teamet

Fokusera inte bara på den nya medarbetaren utan även på det team där hen ska ingå.

– Vad behöver de som redan är här för att känna sig trygga med att det dyker upp en ny person? Vad behöver de för att de ska vilja engagera sig i den nya kollegans framgång? säger Henrik Martin, Stardust Consulting.

7. Första dagen på jobbet – äntligen på plats!

Grundläggande är såklart att närmaste chefen och teamet är på plats för att välkomna den nya kollegan den första dagen.

Bjud på frukost, fika eller lunch och se till att alla är med så att det ges tillfälle att lära känna teamet. Se till att det finns en iordningställd arbetsplats med allt medarbetaren behöver. Det här låter förmodligen självklart men är tyvärr inte alltid det.

Om möjligt, ge medarbetaren en mjukstart genom att börja dagen lite senare. Det ger er tid att förbereda välkomnandet och ger en behagligare start för den nyanställda.

8. Gör som Jönssonligan – skaffa en plan

Struktur är en god introduktions moder. Vad ska den nya medarbetaren göra under sina första dagar eller veckor på jobbet? Vilka personer är viktiga att träffa? Vilka möten ska hen delta i? Vilken information ska hen få del av – och i vilken ordning? Vilka checklistor behövs?

Att skapa ett tydligt (luftigt) schema för den första tiden gör introduktionen överblickbar för både chef och medarbetare, vilket skapar trygghet och en bra bas för att snabbt komma in i jobbet med allt vad det innebär.

Varva gärna olika slags aktiviteter under veckan, till exempel eget arbete, information och möten.

9. Var finns all information?

Oavsett om ni väljer att bygga introduktionen fysiskt eller digitalt så se till att den information som medarbetaren förväntas hämta in eller kan tänkas behöva är lättåtkomlig och strukturerad.

10. Detaljerna som gör skillnad

En blomma på skrivbordet, eller varför inte ett blombud redan före första dagen? Hur som helst visar det tydligt att ni är glada och upprymda inför mötet mer er nya kollega.

11. Buddy, mentor, fadder, handledare

En person som utses för att under introduktionsperioden vara med-arbetaren behjälplig i alltifrån att visa runt på arbetsplatsen till att kunna ställa alla frågor till.

Det är lättare att ställa ännu en ”dum” fråga till en person du vet har i uppgift att vara ditt stöd under den första tiden, än att känna att du stör i tid och otid.

Mentorn (eller vad ni nu vill kalla personen) har en viktig uppgift i att dela med sig av kunskapen om just er kultur.

12. Utvärdera onboardingprocessen

När introduktionsperioden börjar närma sig sitt slut – och det har ni givetvis gjort tydligt för medarbetaren – så är det dags att utvärdera hur medarbetaren upplevt sitt mottagande.

Fick medarbetaren den information som behövdes för att komma in i jobbet? Se återkopplingen som ett bra läge att vässa er onboarding ytterligare.

Sätt upp en plan för det första året. Följ upp den nya medarbetaren vid givna milstolpar – hur går det och hur trivs den nya medarbetaren? Finns rätt förutsättningar för att fortsatt göra ett bra jobb och att känna sig engagerad.


JUST NU PÅ FÖRSTA SIDAN
#9