Nya krav på redovisning av löner från årskiftet - är vi redo?


2018-12-13 - Från årsskiftet gäller nya regler för redovisning av arbets­givardeklarationen för alla svenska arbetsgivare. Den årliga ­kontrolluppgiften ersätts av redovisning på individnivå varje månad. Ju mer jag sätter mig in i det nya regel­verket, desto större svårigheter ser jag både för arbetsgivare och för ­privatpersoner. Det kan leda till oväntat ökade kostnader, men det finns också andra risker.


Enligt skatteutskottets betänkande 2016/17:SkU21 och dess konsekvensanalys, kommer de administrativa kostnaderna att öka med nära 67 ­miljoner kronor om året för svenska arbetsgivare. Flera remissinstanser varnar dessutom för att den siffran är för lågt räknad.

Inte minst påverkas programvaru­leverantörer samt de it-avdelningar som tar fram redovisningssystem för internt bruk. Det finns en överhängande risk att mindre företag, särskilt sådana som saknar tillgång till elektroniska lönesystem, drabbas extra hårt.

Här är två exempel på hur den nya lagstiftningen kan komplicera arbetet för löneadministrationen.

Exempel 1, förmåner. Vid redovisning av bruttoersättningar gäller ­kontantprincipen, det vill säga om en medarbetare jobbar övertid i slutet av januari och får ersättningen i samband med löneutbetalningen i februari så ska övertidsersättningen redovisas till Skatteverket i februari.

Kontantprincipen gäller dock inte förmåner. Där ska i stället beloppet redovisas till Skatteverket samma månad förmånen åtnjutits. Denna ­regel är förvisso inte ny, men fram till nu har vi kunnat hantera detta genom att redovisa dem senast i decembers lönekörning.

Från 2019 ska förmånen anges samma månad som den har åtnjutits, det vill säga om anställd får till exempel en kost- eller lunchförmån i januari, ska den redovisas i januari. Samma gäller bilförmån och övriga förmåner.

Förmåner som åtnjutits efter lönekörningen och inte hunnit redovisas leder då till merarbete, eftersom de måste skickas in som rättelser till Skatteverket månaden efter.

Exempel 2, återkrav: Redovisad skatt tillhör arbetstagaren. Arbets­givaren har inte längre rätt att betala tillbaka (motboka) skatten. Det betyder att den som fått för mycket ersättning ska betala tillbaka bruttot och sedan själv hantera återbetalningen av ­skatten gentemot Skatteverket. Till exempel, en person har fått 30 000 i bruttolön, av det drogs 9 000 i skatt. Sen visar det sig att ­personen har ­slutat men att personalavdelningen inte hunnit meddela lönekontoret.

I det här exemplet ska företaget återkräva 30 000 trots att den anställde bara fått 21 000 på kontot. Det ­säger sig självt att det kommer bli svårt att återkräva pengar som en ­person aldrig fått. Skatteverkets ­regler för förtidsåterbetalning av ­preliminär A-skatt är tuffa och risken finns att arbetsgivare tvingas efterskänka belopp som inte kan krävas in.

För att undvika det här scenariot är det viktigt att administrationen agerar fort och rapporterar in ändringar snabbare än tidigare.

Att Skatteverket med de nya reglerna för redovisning ges ökade möjligheter att kontrollera riktigheten i inlämnade uppgifter är självklart bra för att minska skattefusk. Men enligt mig har den administrativa bördan för svenska företag underskattats.

Det är mindre än en månad kvar. Är vi redo?

ANETTE MEIJER

Hr-konsult på Zalaris, med fokus på lön (SAP)


JUST NU PÅ FÖRSTA SIDAN