Så ska Solnas medarbetare digitaliseras


2019-09-17 - Solna stad har fått 27 miljoner kronor från Europeiska socialfonden för att ge chefer och medarbetare kompetens att använda digital teknik och de möjligheter till enkla, smarta och effektiva arbetssätt som den ger. Analysen är genomförd, och nu i september ligger man i startgroparna för att påbörja genomförandet.

Med allt fler barn och äldre och allt färre i den ­arbetsföra befolkningen står Solna Stad, liksom landets övriga kommuner, inför en demografisk utmaning.

– Vår hr-chef Charlotta Tillbom såg en utmaning kring den framtida kompetensförsörjningen. Dessutom finns det en förväntan på oss att vi ska jobba digitalt, men ingen har tagit ett samlat grepp tidigare, ­säger Katarina Koto, huvudprojektledare i Digitalt medarbetarskap.

Nu gjorde Solna stads hr-avdelning det och ansökte i mars 2018 hos Europeiska socialfonden, ESF, om 27 miljoner kronor för ett digitaliseringsprojekt.

Ansökan omfattade tre av Solnas åtta förvaltningar: Barn- och utbildningsförvaltningen (BUF) med cirka 750 medarbetare, Omvårdnadsförvaltningen (OF) med 350 medarbetare på de verksamheter som Solna driver i egen regi, samt Stadsledningsförvaltningen (SLF), där hr ingår.

– På BUF och OF har medarbetarna störst behov av kompetensutveckling och digitaliseringen är eftersatt. Vi har parallella system och medarbetarna använder inte alltid de system som finns. Det kan bero på att det blir fel i de digitala lösningarna. Många saknar också verktyg och utbildning, säger Katarina Koto.

Solna pekade i ansökan på stadens behov. Merparten av medarbetarna är undersköterskor, vårdbiträden, barn­skötare och fritidspedagoger, och många av dem har bara gymnasieutbildning. ESF:s uppdrag är att göra folk anställningsbara och höja kvaliteteten. Så i juni förra året beviljades ansökan och i september kunde sedan projektet Digitalt medarbetarskap starta.

– Helt makalöst, för mig med en bakgrund i skolan är 100 000 kronor i projektpengar vanligare. ESF har ett oförtjänt rykte om sig att vara väldigt byråkratiskt, men så krångligt är det inte att söka. Och man får mycket stöd från dem när man söker, säger Katarina Koto.

ESF-projekt startar med en planerings- och analysfas på nio månader, en fas som Solna precis har avslutat. Nu i september är det dags att påbörja genomförandefasen på två år och därefter avslutningen på två månader. En första ­utvärdering ska ske i september om ett år, och under hösten 2021 ska en slutrapport skrivas för att lämnas in före jul. Företaget Ramböll fungerar som oberoende utvärderare.

Solna stad har som förändringsmål att digitaliseringen ska vara effektiv, göra systemen mer rättssäkra, minska stressen samt uppfylla läroplanens mål om digitala verktyg. När projektet är avslutat är det meningen att resultaten ska överföras till de övriga fem förvaltningarna.

– I den bästa av världar får vi en metod- och erfarenhetsutveckling som gynnar hela Solna. Mer digitala medarbetare kan leverera service till kunder och barn. Vi mäter inte effekten på barn och äldre, men tror att det gynnar Solnaborna på sikt, säger Katarina Koto.

Under den kartläggning som man genomförde under det första kvartalet i år var det viktigt att träffa så många medarbetare som möjligt. Cheferna höll i arbetsplatsträffar och projektteamet hade med två presentationsfilmer för dem som inte kunde delta på träffarna. Enkäten som medarbetarna fick fylla i efteråt visade att många är osäkra och att de inte har provat de digitala verktyg som finns. Till exempel ­använder de inte alltid de digitala låsen, utan fortsätter med nycklar.

– Det är vi arbetsgivare som måste se till att verktygen är snabba och smidiga. När det gäller skolan har en del tagit bollen från läroplanen med kravet på digitalisering, men många vet inte var de ska börja. Nu kan vi visa hur de kan göra skapande undervisning med digitala verktyg. Det kan handla om skattjakt med QR-koder eller att använda mobil och högtalare för rörelseträning. Men vi kommer inte att ersätta lera och färg, utan det digitala blir ett komplement, säger Katarina Koto.

Även om många är osäkra är motivationen hög. 80 procent tycker att projektet är väldigt positivt. Det bedrivs inte heller några andra utvecklingsprojekt parallellt. Den långa planeringstiden har haft fördelen att de har kunnat gå igenom vad de verkligen behöver. Och genomföra en bred omvärldsbevakning.

– Vi har tittat på andra projekt i andra kommuner. Genom Arbetsförmedlingen och Naturvårdsverket har vi bland annat hittat webbinarier. Och så har vi googlat allt mellan himmel och jord.

Genomförandefasen kommer att starta med en halvdags konferens med inspirationsföreläsning och ute i verksamheterna genomförs en likabehandlingsutbildning.

– Grunden för det kollegiala lärandet är att känna sig trygg i sin grupp och våga göra fel. Och även här finns utbildningsmaterialet digitalt som en e-utbildning, så att det går att titta på i efterhand. Alla utbildningar finns både i the real life och digitalt.

E-utbildningarna framställs i egen regi, två personer har anställts för det.

– Det blir kanske inte de snyggaste utbildningarna, men det finns en fördel med att äga processen och det går snabbare att ta fram dem. Vi slipper lägga konsulttimmar på att förklara hur vi vill ha det.

Ett pedagogiskt stödverktyg är en lärplattform för barnen. Där kan man också hantera betyg, kontakt med vårdnadshavare och frånvaro.

Men utbildningarna handlar också om handhavandet av dator och mobil. Kan medarbetarna hantera e-posten och officepaketet friktionsfritt? Behoven och kunskapen är väldigt olika. Det finns de som inte vet var man sätter på verktygen.

Av de 27 miljonerna går 21 till att avlöna projektteamet, styrgruppen och tio digitala kompetensledare, eller handledare, som börjar jobba nu efter sommaren. Men ekonomin handlar också om hur cheferna kan prioritera om en redan stram budget för att kunna köpa in digitala verktyg i form av surfplattor och projektorer. Surfplattor är det primära verktyget, eftersom de är prisvärda och klarar tunga filmer. I Solna har alla lärare en egen jobbdator, men inte alla som jobbar inom förskolan eller på fritids. Ingen förväntas använda privat utrustning på jobbet.

– Projektets genomförande handlar också om hur cheferna kan prioritera inom en redan stram budget för att kunna köpa in de digitala verktyg som inte ingår i projektbudgeten. Surfplattor för BUF och mobiler för OF är de primära verktygen, eftersom de är prisvärda och klarar de ­arbetsuppgifter som medarbetarna har.

Finns det andra kritiska punkter förutom ekonomin?

– Infrastrukturen, både uppkoppling och utrustning. Tidsbrist. Hög personalomsättning. Att det sker ett lärande och att deltagarna prioriterar detta och att vi håller ut till slutet, säger Katarina Koto.

NINNI DICKSON


JUST NU PÅ FÖRSTA SIDAN