Per Lennartsson: "Skapa medarbetarhandböcker som inte bara står i hyllan och samlar damm!"


2021-09-29 - INTERVJU. Vilka är de största utmaningarna HR-branschen står inför just nu? I september har Personal & Ledarskap intervjuat fyra branschexperter om vilka problem som borde vara högst upp på prioriteringslistan, och hur man kan gå tillväga för att lösa dem. Per Lennartsson är VD för PreWoe, och berättar denna vecka om vad man kan göra för att skapa personalhandböcker som faktiskt används.

Foto: Niclas Eliassson


Hej Per! Berätta om din erfarenhet från att jobba med personalhandböcker.

Jag kommer egentligen från användarsidan då jag jobbat på många stora företag, där jag har sett att personalhandböckerna inte används. Sen har vi startat PreWoe, där en viktig del är att man ska få till involvering av medarbetarna, och då vill vi ha personalhandböcker som används på riktigt och inte bara är något som står i hyllan och samlar damm.


Vad tror du är anledningarna till att de inte används idag?

Det är ofta toppstyrd, att det är någon på ett kontor i Sverige eller utomlands som har kommit på en personalhandbok som man tycker låter bra, men för att den ska bli verklig så är min synpunkt att man ska få med sig medarbetarna för att de ska kunna vara med och utforma den tillsammans. Då skapas en mening och ett värde med den, och en förståelse för att den ska användas. Men det stora problemet idag tror jag är att det kommer ovanifrån, vilket gör att det inte är någon som läser den. Det kan vara personer som inte har speciellt mycket förankring i företaget som utformar den, i vissa koncerner så kan det ha suttit någon i ett helt annat land och skrivit den, vilket gör att den inte nödvändigtvis speglar företagets värderingar och vilja.


Vad ska inkluderas i en mer integrerad personalhandbok?

De delarna som är viktiga för medarbetarna, egentligen. Det är där medarbetarhandboken gör nytta, och det skiljer beroende på bransch. Medarbetarna glöms ofta bort. Några av de vanliga sakerna är exempelvis hur man får jobba i övergången mellan hemarbete och kontorsarbete. Där kan det finnas inofficiella regler för hur man gör, men om man skriver ner i medarbetarhandboken så blir det tydligare.


Varför behövs en personalhandbok om inofficiella regler finns förankrade i företagskulturen?

Ofta blir det så att de inofficiella reglerna bara gäller vissa personer, vilket skapar en osäkerhet. De här inofficiella delarna kanske gäller en utvald klick, och när folk tror att en sak gäller medan några andra tror att något annat gäller så uppstår det konflikter på jobbet. Det är grogrunden av konflikter, och det blir inget engagemang när man dras åt olika håll. Självklart gör det ju också det lättare för nyanställda om man vet vad som gäller, och att det är lätt att ta del av vilka regler som finns på företaget. Då kommer man snabbare in i arbetet.


Vad kan man göra för att involvera medarbetarna i personalhandboken?

Dels så är det att lyssna på vad medarbetarna vill genom möten, medarbetarundersökningar, förslagslådor - allt möjligt. Det gäller att ta in så mycket information som möjligt så att det blir en involvering, så att det inte är någon lång borta som styr det hela. Sedan gäller det att visa att man agerar på den informationen man får in, det är en nyckel. Det är också viktigt att göra medarbetarhandboken känd inom företaget, till exempel att man har läskvitton. Om den bara blir ett dokument i en pärm någonstans, och ingen använder den, då finns det liksom inget värde i den. Då är det ingen idé att ha den, då skapar den bara administrativt arbete. Så den måste ut, då bidrar den.


Ska den innehålla både inkludera mjuka och hårda företagsvärden?

Det beror lite på hur man jobbar, men många företag har inte nedskrivet ett företagskulturmanifest eller så. Då ser vi att medarbetarhandboken är det första steget. Så ja, det ska vara både hårda och mjuka frågor för att göra det lätt att komma in och förstå hur företaget är. Kan man samla allt på ett ställe så blir det enklare än att man har flera dokument.


Vad kan en bra personalhandbok göra för skillnad för arbetsmiljön och det operativa arbetet?

Den kan skapa ett större engagemang för företaget, och en bättre gemenskap så att man vill gå till jobbet istället för att man går till jobbet för att man måste. Vet man vilka riktlinjer så finns så trivs man bättre. Ett problem idag är att topptalangerna inte stannar speciellt länge på jobbet, och det blir också en del i att det finns en otydlighet och att man inte vet vad som gäller. Människor vill ha strukturer, men ändå frihet. Och där är personalhandboken en nyckel.


JUST NU PÅ FÖRSTA SIDAN