Tre byggde egen preboarding


2019-02-08 - Som ny medarbetare hos mobiloperatören Tre får du efter att du skrivit på anställningsavtalet tre sms med länkar till olika webbplatser. Där välkomnas du och får svar på de frågor som säkert snurrar i huvudet inför första arbetsdagen. Hr-funktionen på Tre har själva byggt sajterna. - Vi är jättestolta över att ha gjort det själva och det känns bra att kunna använda den kompetens vi har, säger Julia Palm, rekryterare och hr på Tre.

Mobiloperatören Tres nya preboardingprocess lanserades i november 2018. Den är en del i det större arbetet med att löpande utveckla och optimera medarbetarupplevelsen. Tanken är att ta tillvara den nyfikenhet och kunskapstörst som en ny medarbetare ofta känner inför första arbetsdagen på nytt jobb. Därför ser Tre på introduktionen av nya medarbetare som en tvådelad process.

Preboardingfasen infaller från det att medarbetaren undertecknat anställningsavtalet tills dess att hen kliver in på sin första arbetsdag. Därefter startar onboardingfasen då medarbetaren väl är på plats. Även om den blivande chefen har i uppgift att välkomna hålla kontakten inför första dagen så såg hr-funktionen på Tre att det fanns ett behov av att på ett lättsamt och smart sätt kunna klä på den nya medarbetaren med information.

Tre personer från hr-avdelningen bildade en projektgrupp och med gott stöd från Tres webbredaktör satte arbetet igång.

- Vi brukar säga att alla goda ting är tre, säger Julia Palm som ingått i arbetsgruppen och skrattar.

Inte bara var de tre i gruppen, de landade även i att preboardingen bygger på, just det, tre sms och tre sajter.

Ett par dagar efter att avtalet är påskrivet får den nya medarbetaren det första sms:et som hänvisar till en välkomstsajt. Där är tanken att välkomna och skapa en wow-känsla hos den nyanställda. Här ges en bild av kulturen och svar på frågor som hur hittar jag till jobbet och hur brukar kollegerna egentligen göra med lunchen, ska jag ta med matlåda eller inte?

- Här vill vi visa medarbetaren att vi ser henne eller honom och förstår vilka frågor han eller hon kan ha. De bygger på sådant som våra befintliga medarbetare har sagt är viktigt när man är ny. Man ska inte behöva oroa sig över något utan känna att man har fått en bra inblick, säger Julia Palm.

Nästa sms kommer ungefär mitt emellan avtalssigneringen och första arbetsdagen. På sajten som man hänvisas till blir det lite mer djupdykning kring vad som ingår i anställningen, om kundlöftet, förmåner med mera. Fortfarande är det relativt kortfattat information det handlar om. Tanken är att den nya medarbetaren i princip ska kunna läsa igenom materialet under en bussresa.

Det sista sms:et kommer några dagar före startdagen. Här laddas det upp inför första dagen: Har du packat väskan än?

Sajterna och sms-funktionen är interna byggen och är utvecklade utifrån modersajten Tre.se för igenkänning och gemensam tonalitet. De är mobilanpassade och hr-funktionen kan kolla hur många av de nyanställda som faktiskt öppnar och läser materialet. Hittills har alla som fått sms:en tagit sig igenom sajterna.

När projektet startade tittade arbetsgruppen på förslag från externa aktörer som ville hjälpa Tre att bygga preboardingprocessen, men inget av förslagen kändes helt rätt så i stället blev det ett hemmaprojekt.

Arbetet har pågått parallellt med det dagliga hr-arbetet och arbetsgruppen har fått prioritera utefter vad det operativa arbetet krävt. Framför allt i slutfasen av projektet har de satt upp veckovisa deadlines och stämt av varje vecka vad som behöver göras till nästa. Arbetet med preboardingen har inte bedrivits utifrån en projektbudget, men klart är att det inte kostat mer än arbetsgruppens arbetstid.

- Vi har kloksnål som en värdering här och det kan man ju säga att vi har varit. Vi har gjort det här tillsammans och hållit nere kostnaderna, säger Julia Palm.


Christoffer Westergaard, webbredaktör och Julia Palm, hr och rekryterare på Tre.

Projektet har flutit på väl, menar Julia Palm.

Det som skapat viss huvudbry har handlat om den tekniska lösningen för de utgående sms:en och sajterna, men det har varit enkelt att lösa med intern hjälp. Att avgränsa innehållet har varit en utmaning och där har arbetsgruppen haft god hjälp av inspel från medarbetarna vartefter de fått bestämma vad som är önskvärt att ha respektive ett absolut måste.

- Vi ville inte bara förmedla en tråkig text utan verkligen fånga de nya medarbetarna, säger Julia Palm.

Och det verkar de ha lyckats med. För när nu processen är igång så är gensvaret från organisationen gott.

- De befintliga medarbetarna tycker att det är jättebra att de här sajterna finns och besvarar sådana frågor som de hade när de började och de nya tycker också att det är bra, säger Julia Palm.

Nästa steg i introduktionen av nya medarbetare tas under första arbetsdagen. Då får medarbetaren tillgång till ännu en sajt som ligger under företagets intranät. Den handlar om de första 100 dagarna på jobbet och dyker djupare in på medarbetarskap, ledarskap, utbildningar och ger en översikt över telekomspråket eftersom Tre rör sig i en värld där det förekommer många nya ord och begrepp som är bra att känna till.

Julia Palm är stolt och glad över att arbetsgruppen skapat det här själva.

- Det har varit en rolig och kreativ process. Och det är väldigt kul att vi har kunnat använda den kompetens vi själva har.

JENNIE JENSEN

Tre lärdomar

  • Involvera organisationen - fråga era befintliga medarbetare vad nyanställda vill och behöver veta.

  • Avgränsa informationen genom att bestämma vad som är önskvärt respektive nödvändigt att ha med.

  • Sätt en rimlig tidsplan för projektet och samarbeta med andra funktioner än hr.

Vill du se hur Tres välkomstsajter ser ut?

Följ länkarna:

Del 1

Del 2

Del 3