Så löser du teamets nio

vanligaste problem


2019-10-28 - Om boktiteln De vanligaste problemen med teamarbete och hur man löser dem får dig att tänka på snabba lösningar så är det inte meningen. Det finns inga quick fix för att få till bra teamarbete. Annika Lantz Friedrich vet. Hon har forskat om team de senaste 20 åren och har nyss skrivit boken som sammanfattar kunskapsläget.

Det vanligaste felet när man löser problem i team är att gå direkt på lösningen, innan man ens vet vad problemet är, säger Annika Lantz Friedrich. Foto: Elsa Frizell.

Det behövs ökad kompetens, menar hon, både inom konsultvärlden som erbjuder företag att hjälpa till med teamutveckling, och bland dem som beställer tjänsterna.

– Organisationer som köper in konsulttjänster har ofta dålig beställarkompetens. Det gör att det blir väldigt mycket trams och mycket lösningar som är i ropet eller lösningar som konsulter säljer in, oavsett vad problemet är, säger Annika Lantz Friedrich.

Med boken vill hon tillsammans med författarkollegerna Daniela ­Ulber och Peter Friedrich ge kunskap till dem som jobbar i fältet men också till dem som köper in tjänsterna så att de vet vad de ska beställa.

Boken tar avstamp i en undersökning om vilka problem som personer som ofta arbetar i team uppfattar att de har. Nio vanliga problem identifierades och bokens kapitel utgår också från dessa.

– I varje kapitel går vi igenom vad forskningen säger är de viktiga orsakerna till problemen. Du får en kognitiv karta som du kan ha som utgångspunkt när du analyserar vad som är problem på er arbetsplats.

Det slarvas mycket med analysen, menar Annika Lantz Friedrich, både om vad som är problemet och vad som är orsaken till det. Ett kardinalfel är att vi har lösningen innan vi vet vad som är problemet eller orsaken till problemet.

– De lösningarna kan till exempel vara lite teambuilding, sätta sig ned och pratar om hur man känner för varandra, eller en rolig föreläsning om hur det är att jobba i team. Det kan vara kul och avkopplande, men det är inget sätt att lösa problem i teamarbetet eller effektivisera teamarbete, ­säger hon.

Den samlade forskningen visar att för att lösa teamproblemen behöver man följa vissa steg. I boken beskriver författarna en problemcirkel där varje steg måste arbetas igenom. Det gäller först att beskriva situationen, sedan definiera kärnproblemet. Därefter ska orsakerna till problemet analyseras och tänkbara lösningar tas fram. Till sist tas en handlingsplan fram och åtgärder genomförs.

– Om inte tandläkaren analyserar vad det är som gör ont i munnen så blir det en dålig behandling, det säger sig självt. Men ofta inte inom denna ­domän. Där slarvar man och tror att man vet.

Det görs så mycket ute på arbetsplatser för att lösa problem och förbättra arbetsmiljö som är så hipp som happ och som det inte finns någon evidens för.

Forskningen visar att ju tätare kopplingen till det du ska göra på jobbet, desto bättre blir resultatet. Annika Lantz Friedrich ger koordination som exempel.

– Detta är ett vanligt problem, att ­saker faller mellan stolarna. Teamet saknar en kollektiv delad samsyn kring vad som är målet för uppgiften och hur den ska göras, och de saknar samsyn kring egna resurser och samsyn kring hur man bäst fungerar.

Här är kommunikation viktigt och koordineringsmekanismer som en ­ordentligt tidplan och scheman. Om teamet har problem med smidig koordination, då är lösningen att träna ­koordination och ha träningsprogram på detta kopplat på det teamet gör i jobbet.

– Det finns stor kunskap kring hur sådana program kan utformas och vad man ska göra men det är rätt avancerat och mycket svårare än att skicka iväg folk på lära-känna-övningar, konstaterar Annika Lantz Friedrich.

Tendensen till att förlita sig på snabba lösningar beror enligt Annika Lantz Friedrich också på att många ­organisationer inte vill investera det som krävs.

– Det görs massor där motivet inte egentligen är att gå till grunden med problemet utan att visa att man gör någonting. Man gör en rolig kickoff eller skickar ut en enkät kring hur vi har det så kan vi prata och tänka kring det.

– Konsekvensen blir att man inte ­löser problemet. Folk är ju inte dumma, så många lämnas med en känsla av att inte tas på allvar, eller att man slösar resurser. På sikt leder det en stor trötthet och frustration.

Sätt i stället rätt förväntningar, ­råder hon.

– Säg att du förstår att det här problemet har flera orsaker men att vi inte kan ta itu med alla. Nu gör vi detta och då kan vi inte förvänta oss att det blir helt bra, men lite bättre.

Problem i team har nämligen nästan alltid flera orsaker, där inte minst teamets förutsättningar är avgörande för samspelet. Det handlar om faktorer på organisatorisk nivå, teamets nivå och på individnivå. Det handlar bland annat om arbetets utformning, teamets sammansättning och individernas förutsättningar.

– Alla de tre nivåerna kommer att ha en påverkan på samspelet. Vi kan inte diskutera om ett samspel i ett team är bra eller dåligt utan att ta hänsyn till dessa saker. Men det sker jätteofta, och ofta förlägger man orsaker till att det inte fungerar på gruppens samspel ­eller på individnivå.

Just arbetets utformande är avgörande.

– Teamet måste ha någon anledning att ha ett samspel som också innebär tankeutbyte, lärande och problem-­lösning. Väldigt många som arbetar i team har ett arbete som är helt standardiserat där man inte har något ­inflytande över hur saker ska göras. Det får konsekvenser för samspelet.

Annika Lantz Friedrich är kritisk till att vi i Sverige så ensidigt använder stadieteorier som förklaringsmodell för hur team utvecklas. Just för att dessa teorier inte tar hänsyn till teamets förutsättningar.

– Av någon anledning är man otroligt förtjust i dessa stadieteorier, till exempel Susan Wheelans modell. Det är jätteproblematiskt, eftersom man i dessa teorier säger att samspelet ser likadant ut för alla team oavsett förutsättningar. Det empiriska stödet för dessa teorier är dessutom väldigt lågt.

Hon är kritisk till allt hittepå som florerar kring hur team ska bli effektivare, och vill med sin bok ge en konkret guidning baserad på forskning. Börja med att ge rätt förutsättningar och sluta tro på att en quickfix fungerar, råder ­professor Annika Lantz Friedrich.

De nio vanligaste problemen som team har:

1. Man följer inte problemlösningscirkeln och löser problemet på fel sätt.

2. Man har team men ­inget teamarbete.

3. Teamet har en teamsammansättning som inte är optimal.

4. Teamet lyckas inte ­koordinera sitt arbete på ett smidigt sätt.

5. Konflikter i teamet.

6. Brister i teamledar-skapet.

7. Teamet lyckas inte ­anpassa sig till förändringar.

8. Teamet bidrar inte till organisatoriskt ­lärande.

9. Vi genomför interventioner som inte fungerar. Det vill säga, ger fel behandling på problemet.

ELSA FRIZELL