De höjde trivseln med nya arbetssättet


2018-01-22 - Noggrann analys av behoven och lika noggrann uppföljning efter förändringen. Det är framgångsreceptet bakom Kairos Futures lyckade övergång till att arbeta aktivitetsbaserat.


För ett år sedan publicerade konsultbolaget Kairos Future rapporten Morgondagens digitala arbete och kontor. Och för två och ett halvt år sedan flyttade de själva till ett aktivitetsbaserat kontor i centrala Stockholm, efter en analys av beläggning och arbetssätt.

De flyttade från 960 kvadratmeter till 730. Ändå tycker de flesta att det känns som att de har fått det rymligare och luftigare. Framför allt är lokalerna mer ändamålsenliga. De 35 medarbetarna i Sverige satt tidigare i opraktiska lokaler från 1800-talet på Vasagatan i Stockholm. Där hade man funnits sedan starten 1993.

– Så det var dags för förnyelse. Vi hade två och ett halvt våningsplan, men utnyttjade bara två, eftersom vi hade förändrat vårt arbetssätt, säger Ulf Boman, som började på Kairos Future 1998.

I dag är han delägare med titeln framtidsstrateg. Han är ansvarig för områdena framtidens arbetsplats samt energi- och miljöfrågor.

Inte heller på Vasagatan hade medarbetarna sina fasta platser, men eftersom de hade gott om skrivbord blev det att de satt där de alltid satt.

– Vi var tidigt ute med den där kontorslösningen, men vi hade för få små mötesrum, där man kunde arbeta enskilt. Vi hade behov av lokaler som stödjer en blandning av aktiviteter, kommenterar Ulf Boman.

Så för fyra år sedan gjorde de en ordentlig analys av det gamla kontoret. De gick runt fyra gånger per dag under tre veckor och kontrollerade beläggningen. Hur många satt på varje arbetsplats? Det visade sig att beläggningen var ganska hög, runt 50 procent. Annars är 30–40 procent normalt.

De gjorde även en analys över vad medarbetarna gjorde på jobbet och hur de gjorde det. Var och en fick under en vecka själv mäta hur mycket tid de lade på exempelvis enskilt arbete som rapportskrivande, telefonsamtal, kreativa möten och kurser.

– Vi frågade också var de helst ville prata i telefon och var de ville jobba. Var det på kontoret, hemma eller på ett kafé? Många ville ha möjlighet att jobba någon annanstans då och då, men ingen ville göra det hela tiden.

Analysen blev ett bra underlag och nu visste Ulf Boman att de behövde minst 700 kvadratmeter. De började leta nya lokaler, och i vågor tittade de på massor med hjälp av en fastighetskonsult. Kraven var att de skulle ligga nära centralstationen i Stockholm, vara ljusa, ha högt i tak och att det skulle gå att sätta in en ugn. Företaget ville kunna bjuda på hembakat bröd till fikat.

– Och så skulle de såklart gå att anpassa efter våra behov.

När de till slut hittade lokalen på Västra Järnvägsgatan, ett stenkast från Centralen, föll allt på plats. Här fick de 730 kvadrat högt upp i huset med egen terrass. Och plats att växa.

– Här kan vi vara upp till 40–50 personer, sedan blir det för trångt. Ombyggnaden efter it-företaget som satt här tidigare skulle ta ett halvår, så det fanns tid för en förankrings- och förändringsprocess i organisationen. Tre workshoppar hann det bli plus att de utnyttjade lunchmötena varje månad.

– Den vanligaste frågan var vad de skulle göra med alla sina papper. Släng dem, sa jag. Efter ett tag tyckte man att det kändes skönt. Vi talade om att inga skulle ha fasta arbetsplatser och att det inte var förhandlingsbart. Men hur vi skulle arbeta kom vi fram till tillsammans.

Det blev tre regler: 1. Lämna arbetsplatsen tom efter dig om du ska vara borta mer än två timmar. 2. Boka dina mötesrum i förväg och respektera andras bokningar.
3. Var tyst i den tysta avdelningen.

Efter flytten är hyran något lägre, även om kostnaden per kvadratmeter är högre. Det beror på att den totala ytan har minskat. Rummen i den externa delen, som är något större än den interna delen, hyrs också ut. Men framför allt är medarbetarna nöjda, vilket bland annat visat sig i de två utvärderingar som företaget har gjort.

– Den första gjordes efter ett halvår och där tog vi hjälp av det brittiska Leesman Index, som är byggt kring flera hundra tusen svar över hur medarbetare trivs på jobbet. Vi fick den högsta poäng som de dittills hade mätt upp. Där fick vi också förbättringsförslag från medarbetarna. Våra Skypemöten fungerade bra, men de gemensamma videomötena hade vi inte riktigt fått till.

Nu i våras gjorde man en ny mätning i egen regi, som baserades på en större undersökning om framtidens digitala arbetsplats. I princip tyckte medarbetarna att de arbetade kreativt och effektivt, men fortfarande var de inte helt nöjda med tekniken.

Så nästa steg är att alla ska ha samma digitala verktyg. Under hösten har de övergått till Office 365 och en arbetsgrupp har tagit fram riktlinjer för hur man ska jobba digitalt.

– Tidigare jobbade var och en för sig på sin hårddisk och så delade man med sig via mejl när någon frågade. Nu ska dokumenten vara gemensamma och vi ska kommunicera via andra kanaler än mejl. Det kommer att underlätta teamjobb och göra våra möten effektivare. ′

Det aktivitetsbaserade kontoret har blivit det digitala kontoret.

7 råd

• Analysera hur ni arbetar före flytten – beläggning, vad ni verkligen gör.
• Gör en ordentlig framtids-analys. Hur vill ni jobba, vilket stöd behövs för det. Alla företag är olika och måste göra sin egen analys.
• Utifrån det, bestäm sedan vilka lokaler, utrustning och faciliteter som behövs.
• Bestäm tillsammans med medarbetarna hur lokalerna ska främja ert arbetssätt. Glöm inte att ta med nya digitala arbetssätt.
• Hjälp varandra att förändra arbetssättet när ni väl flyttat in.
• Glöm inte bort att nyanställda behöver särskilt stöd.
• Tillsätt en projektgrupp som tar hand om alla praktiska problem och svarar på frågor från medarbetare.

NINNI DICKSON


JUST NU PÅ FÖRSTA SIDAN