Därför bör projekt
vara hållbara


2018-06-01 - Det är organisationen, inte individen, som har ansvaret för att projekt genomförs på ett rimligt vis. Därför är det dags att diskutera hur vi ska skapa hållbara projekt, skriver debattören Johann Packen­dorff.


Projektarbete är en av de kanske mest framträdande ingredienserna i det nya arbetslivet. Det handlar om komplexa och kundanpassade leveranser och ständiga utvecklingssatsningar och omorganisationer. Men också om gig-ekonomin där man får betalt för tillfälliga hugg och den politiska förkärleken för att lösa långsiktiga samhällsproblem genom tillfälliga satsningar. Färska studier indikerar att projektverksamhet står för ca en tredjedel av den ekonomiska aktiviteten i utvecklade länder. Vilket innebär att det här är en arbetsform där förbättringar av kompetens och praxis kan ge mycket stora positiva effekter!

Det här har förstås mängder av organisationer förstått, och upphöjt projektledning till en affärskritisk kompetens. Projektledare skall man inte längre bli genom att halka in på bananskal, utan genom utbildning, erfarenhet och certifiering. Med hjälp av projektkontor, post-it-lappar och standardmodeller skall de komplicerade uppdragen bemästras, planeras och kontrolleras. Grundtanken är rationalitet; om vi bara tänker klart och nyktert och planerar ordentligt så ordnar det här sig till slut.

I en tid när hållbarhet är ordet på allas läppar så är det förvånansvärt få som ägnar sig åt att studera och utveckla praxis för hållbara organisationer och hållbart arbetsliv. I alla vanliga definitioner talas det om social hållbarhet, men då i meningen vad som krävs för det demokratiska samhällets fortbestånd. Om det talas om hållbarhet i arbetslivet – som det gjordes häromåret när regeringen tog fram en arbetsmiljöstrategi – så är anslaget oftast tekniskt och ergonomiskt. Inget fel med det i sig, förstås, men risken är att man finslipar saker och ting på ytan snarare än ifrågasätter kulturellt invanda och ingrodda sätt att arbeta.

Till att börja med är det viktigt att slå fast att det handlar om hur projektarbetande människor upplever sitt arbete som helhet, inte de enskilda projekt som de är inblandade i. Det som spelar roll för hållbarheten är hur detta projektarbete utvecklas över tiden, genom flera projekt, genom en karriär med projekt. Förvånansvärt många får hantera detta på egen hand, i ett slags tomutrymme mellan projektledare som fokuserar på just sitt projekt, linjechefer med personalansvar som styr på distans, och HR-ansvariga som arbetar med linjelogiken för ögonen och inte riktigt förstår vad som sker ”ute i projekten”.

Projektplaneringsprocessen är i många organisationer tydligt definierad för att säkerställa rationalitet och effektivitet, men det bygger förstås på att den också är kulturellt förankrad. Man rullar ut det tänkta projektet in i framtiden, som en spikrak serie aktiviteter där allt ter sig enkelt och kontrollerbart. Men inte sällan tonar man ned komplexitet och risker, fokus ligger på att få accept och starta igång

Individens förhållningssätt till sitt eget arbete utvecklas inte sällan i linje med detta. Är man del av att planera fram ett projekt som får med sig inbyggda problem i form av överoptimism och brist på risktänkande – ja då är det lätt att se det som sin professionella roll att lyckas med det oavsett vad som händer. Oavsett vad det kräver av en i termer av uthållighet, flexibilitet och ansvarstagande, oavsett om de övriga resurser man blivit lovad ställs till förfogande eller ej. De fortsätter att leva vidare med föreställningen om det individuella snarare än organisatoriska ansvaret för vad som sker, vilket är typiskt inte minst i mindre projekt.

När problemen med förseningar och stress hopar sig säger man att man skall bli bättre nästa gång, och skyller på besvärliga omständigheter. De som lyckats få projektet i mål hyllas som hjältar, vilket får den dubbla effekten att de själva inte ser över sitt sätt att arbeta och att organisationen inte heller gör det. Hjältedåden kan tyvärr endast klaras av genom att man använder upp en hel del av den individuella och organisatoriska resiliens man har tillgång till.

Det här är förstås inte ett hållbart sätt att organisera arbete på, inte minst eftersom det leder till att personer som skaffat sig erfarenhet lämnar och övergår till andra sätt att arbeta. Samtidigt befäster man nuvarande former för projektarbete och fortsätter i samma hjulspår. Det går naturligtvis att komma åt dessa problem rent tekniskt och ergonomiskt, genom bättre kapacitetsplanering och organisatoriskt lärande. Men utmaningen är kulturell: Ett projekt får aldrig vara en ursäkt att lägga allt vi vet om hållbart arbete åt sidan!

Forskarpristagare

Johann Packendorff

är professor i industriell ekonomi och organisation på KTH, enheten för organisation och ledning. Han är verksam som utbildare, föreläsare och forskare i bland annat projektledningsfrågor och är ledamot av Svenska Projektakademien. År 2017 var han en av mottagarna av Project Management Institutes globala forskarpris PMI Research Achievement Award.


JUST NU PÅ FÖRSTA SIDAN