EXPERTSVAR: Så får ni era hr-system att hänga ihop


2021-02-17 - EXPERTSVAR. Medarbetarna vill ha en gemensam upplevelse, men de olika hr-systemen spretar. Vår hr-digitaliseringsexpert Henrik Ladström ger råd.

Hur får vi våra hr-system att hänga ihop till en helhetsupplevelse?

Vi har de senaste åren köpt in ett nytt rekryteringssystem, en utbildningsplattform och så har vi så klart ett lönesystem. Vi märker att medarbetarna mer och mer efterfrågar en gemensam upplevelse oberoende av vilket system de jobbar i. Nu spretar systemen i utseende och funktionalitet. Vi har därför börjat titta på att skapa en helhetsupplevelse för medarbetarna, något vi också bedömer kommer bli ett krav från medarbetarna framöver. Hur får vi systemen att hänga ihop bättre?

EXPERTENS SVAR:

Som konsumenter ställer vi idag höga krav på användarupplevelse i appar och på webben, och som du skriver blir det allt viktigare att som arbetsgivare erbjuda medarbetarna en enhetlig upplevelse. Det är dock i många fall lättare sagt än gjort: de olika systemen ger sällan möjlighet till en sömlös upplevelse rakt av, utan kräver oftast en del handpåläggning.

Det första ni behöver göra är att fundera över vilka behov ni har, och hur de befintliga lösningarna tillgodoser dessa. Är verktygen för rekrytering och utbildning tillräckliga för er organisation idag och den närmaste framtiden? Hur ser behovet av andra lösningar för hr-chefer och medarbetare ut? Vägen framåt blir lite olika beroende på vad ni svarar på dessa frågor. I stora drag finns det två modeller för hr-systemarkitekturen: ett stort system som hanterar allt (inklusive rekrytering och utbildning), eller flera mindre lösningar som hanterar enskilda processer eller funktioner.

Det framgår inte av din fråga om ni har ett system för att hantera personaldata, så kallad master data. Optimalt bör ett system för detta befinna sig i mitten av tänkt systemkarta, med de andra systemen runtomkring. Datan som matas in i respektive system hämtas och finns alltid tillgänglig ”i mitten”, i hr-systemet. Det gör att ni alltid har ett enda ställe att hämta data på, istället för flera olika. Risken är annars att datan inte är uppdaterad, vilket kan medföra felaktiga rapporter och risker kopplade till GDPR.

Om ni är nöjda med de system ni har idag och vill använda dessa även i framtiden, behöver ni se över vilka möjligheter ni har till integration dem emellan och till andra system. Att integrera systemen innebär att de har möjlighet att kommunicera med varandra och att de kan ge och ta information. Exempelvis skulle plattformen för utbildning kunna hämta information om nyanställdas kompetenser från rekryteringssystemet för att skapa en plan för vad de nya medarbetarna behöver lära sig.

För att ge era medarbetare en bättre upplevelse kan ni också titta på att ha en samlingsyta för dessa verktyg, en ”one-stop shop” där både medarbetare och chefer enkelt får tillgång till era systemfunktioner. Enkelhet för användaren, tydliga och ändamålsenliga instruktioner samt enhetlighet i färg och form är bra parametrar att ha med sig när ni skapar denna samlingsplats för era samtliga verktyg som stöttar enskilda eller flera hr-processer.

Lycka till!

HENRIK LADSTRÖM
Digital HR & People Facilitator på Knowit


JUST NU PÅ FÖRSTA SIDAN

För dig som bryr dig om HR

ANNONS. Personio presenterade förra året H.U.G Digital 2020 med 3 500 deltagare. Det var en plats för alla typer av HR-personer från olika branscher som ville lära sig mer om hur hur framtidens arbete inom personalfrågor och HR kan se ut.