Forskaren: Var tydlig med vad digitaliseringen ska uppnå


2019-09-17 - Offentlig sektor visar låg mognad i att hantera digitala investeringar. Det finns också en stor rädsla för att digitala satsningar inte ska gå att räkna hem ekonomiskt. Det visar forskaren Johan Magnusson i en nyligt publicerad rapport.

Offentlig sektor måste bli bättre på att balansera kostnaderna mellan effektivitet och innovation. Det ­anser forskaren Johan Magnusson, som ­skrivit rapporten ”Digital mognad i offentlig förvaltning 2019”, som ­Göteborgs universitet och Swedish Center for Digital Innovation ­publicerade i maj.

– I nuvarande styrning finns inte plats för att testa nya vägar. I dag måste man ofta kunna visa att det går att reducera personal och kostnader för att få igenom innovation. Men vi måste också klara att göra investeringar som vi inte vet nyttan av.

Som exempel tar han läkemedelsföretaget Astra Zeneca.

– De satsar en ansenlig mängd på innovation och de misslyckas med 90 procent av satsningarna. Men i offentlig sektor är det viktigaste av allt att inte göra fel. Vi har byggt upp vår byråkrati kring att motverka fel och det är en motkraft mot att driva innovation. Men innovation behöver inte ­bedrivas inne i offentlig sektor. Man kan också samarbeta med uppstartsbolag. Det viktiga är att man måste kunna fatta investeringsbeslut även om man inte tror att det kommer att bli något.

Johan Magnusson menar att sådana investeringar ofta får nej, eftersom det inte anses ansvarsfullt att använda skattemedel på det viset. Men om man inte vågar satsa på sådant som bara kanske kan bli något tappar man i relevans och därmed i trovärdighet. Och ingenting förändras, säger han.

– Man bygger något i efterhand för fyra gånger pengarna som är hälften så bra. Det är slöseri.

För att lyckas med sitt digitala arbete i framtiden behöver det offentliga framför allt undvika att hamna i digital skuld, enligt Johan Magnusson. Han förklarar begreppet som att ta genvägar i mjukvaruutvecklingen.

– Har man bråttom så slarvar man med dokumentationen och tänker att det får vi lösa senare. Man skjuter skulden framför sig, vilket inte är hållbart. När man behöver ändra i ett system går man tillbaka till dokumentationen. Saknas den så måste man börja om från början.

Han säger att verksamheter som ­existerar i hög förändringstakt kännetecknas av högre digital skuld.

– Mjukvaruutveckling är inte längre tioårsprojekt, utan mycket kortare. Verksamheten vill ofta att det ska gå snabbt, och det första man då tummar på är dokumentationen. Arvet spelar roll, det är jätteviktigt.

Johan Magnusson fick uppdraget av Regeringskansliet 2017 och i augusti förra året lanserades Dimios, ­Digital mognad i offentlig sektor, som är ett verktyg som hjälper organisationer att mäta och följa upp digital mognad. Genom att sammanställa faktorer som bevisats vara värdefulla för organisationers förmåga att realisera nyttan med digitaliseringen, som ­digital förmåga och digitalt arv, kan man skapa förutsättningar för en snabbare digitalisering.

Hans forskning har fått genomslag. Han genomför seminarier, ett sjuttiotal det senaste året. Ute i enskilda kommuner och på ställen som Kvalitetsmässan.

Nu till hösten ska forskarna börja med analysen av de nya mätdata som kommit från alla dem som var med från början plus dem som klivit på ­sedan dess. Allt som allt är det 85 organisationer som har använt verktyget eller mäter. Av dem är det gissningsvis 40–50 organisationer som arbetar aktivt, varav ett trettiotal är kommuner, ”alltså 10 procent av kommunerna”.

– Men det går snabbt med anammandet. Tillväxten av användning är snabb för att vara offentlig sektor.

Han tar Jönköpings län som exempel, där de 14 kommunerna sedan 2011 har haft ett gemensamt digitalt råd. De har varit vana att prata om de här frågorna men saknat övergripande styrning.

Han säger att det är svårare för mindre kommuner, som ofta har så mycket annat att kämpa med, där allt handlar om besparingar.

– Målet är att få detta att bli en del av policyer i kommunerna. De här tankarna finns nu med i Sveriges Kommuner och Landstings nya digitala strategi.

Regeringen har som mål att Sverige ska vara bäst i världen på digitalisering, hur långt är det dit?

– Hur mäter man ”bäst i världen”? Om man menar optimera och dra nytta av digitalisering skulle jag säga kanske 20 år. När kommuner får hjälp med vad de ska ändra på blir de snabbt bättre. Det kan till exempel handla om portföljstyrning. Jag hoppas därför att fler använder vår modell.

Det område som får sämst betyg är nyttorealisering, att man faktiskt tar hem nyttan av digitaliseringen.

– Om syftet med digitaliseringen är att frigöra resurser är nyttan att man faktiskt gör det. Men här är man dålig i offentlig sektor. De frigjorda resurserna används till annat och då har man inte realiserat nyttan. När 32 miljarder kronor saknas i kommunsektorn måste man vara tydlig med vad man vill uppnå med digitaliseringen, säger Johan Magnusson.

Han ger Bank-id som ett exempel på en infrastruktur som verkligen fungerar och som minskar den tekniska skulden eller det digitala arvet.

– Det byggde på ett samarbete mellan bankerna utan statlig involvering. Det coola är att offentlig sektor har ­accepterat systemet trots att man parallellt försökt att bygga en egen id-lösning. Swish är också en fenomenal lösning som tillkom genom sam­arbete. Jag vill se mer av småskaligt samarbete.

NINNI DICKSON

Johan Magnussons fyra råd till offentlig sektor

Se över digitaliseringsarbetet både internt och externt. I dag fokuserar många på att försöka -effektivisera interna -processer och antar att det som ska levereras är samma tjänster som -tidigare.

Se över den digitala styrningen. Det nya -digitala landskapet med olika tjänster och funktioner kräver ett nytt strategiskt ledarskap för att styra satsningarna och lotsa organisationen framåt. De flesta organisationer har inte hittat det ledarskapet och saknar tillförlitliga beslutsunderlag.

Balansera kostnaderna mellan effektivitet och innovation.

Ta hem nyttan av digitaliseringen. Var tydlig med vad digitaliseringen ska uppnå.


JUST NU PÅ FÖRSTA SIDAN