Här får vd en grundlig introduktion


2018-05-02 - Överlämning av kunskap från en vd till en annan, det borde vara en självklarhet. Trots det är det ovanligt. Wise Group är undantaget som bekräftar regeln.


Foto: Sanna Percivall

Det börsnoterade ägarbolaget WiseGroup har sju bolag, tolv specialistverksamheter och över 700 verksamma konsulter inom hr-området. Numera har de även en ny vd, Ingrid Höög, som i fyra veckor går dubbelt med avgående vd Roland Gustavsson. Målet är att skapa bra överblick och fokus framåt, att kunna ”hit the road running”, som Ingrid Höög uttrycker det.
– Enligt vår erfarenhet är det ovanligt att göra såhär, vilket är anmärkningsvärt eftersom vinsterna för företaget är stora, säger hon.

För Ingrid Höög, som kommer från rollen som vd på dotterbolaget Wise Professionals, och Roland Gustavsson kändes det självklart att göra en överlämning. Eftersom Roland Gustavsson själv valt att säga upp sig, och det har varit känt under en tid, har det varit möjligt att planera övergången. Den är viktigt för att visa att alla får samma behandling oavsett roll. Men framför allt för att Ingrid Höög så snabbt som möjligt ska komma in i jobbet och inte behöva leta efter information och kunskaper.
– Det gäller pågående projekt, avtal och administration men också historik, kultur, värderingar och ledarskap. Organisationen ska känna att det finns kontinuitet vid vd-bytet så att alla kan fortsätta att fokusera externt på kunder och uppdrag, säger Roland Gustavsson.

Det är vanligt att fokus flyttas internt vid ett vd-byte, enligt dem båda. Man räknar med att det blir stökigt tills vd kommit på banan.
– Även om vd-bytet inte är så dramatiskt tror jag att många funderar på varför vd fick sluta och vad det innebär för förändringar. Många har hört att en ny vd vill sätta sin nya organisation. Det skapar ofta en oro, säger Roland Gustavsson.

Tydlighet har varit A och O under introduktionen. Ingrid Höög blev vd från dag ett och Roland har rapporterat till henne.
– Roland har väldigt tydligt klivit av uppdraget som vd och ur ledningsgruppen. Det gäller att ha disciplin och trycka tillbaka frågor där de hör hemma, vilket Roland gör till mig nu. Nya och gamla vd:n håller ordning på vilka frågor som ligger på var och ens bord, säger Ingrid Höög.

De förberedde introduktionen ihop. Arbetet startade med ett möte där Ingrid Höög presenterade sin bild av vilken information hon behövde och där de gemensamt lade en struktur för hur överlämningen skulle genomföras.
– Vi tittade ur olika perspektiv. Det interna, som ledning, personal och administration. Men även det externa perspektivet, med kunder, kommunikation, vad som gäller för ett börsnoterat företag samt historiken kring förvärv och fusioner, säger Ingrid Höög.
En stor fördel med överlämning är att ha tiden att diskutera och prata tillsammans kring händelser och framtidsfrågor.
– Jag kan prata samband och ställa följdfrågor som ger en större förståelse för komplexiteten. Roland har kunnat klä på dokumenten åt mig, säger Ingrid Höög.

Överlämningen pågår i fyra veckor. Det är tillräckligt länge för att hinna med det som behövs och tillräckligt kort för att inte organisationen eller nya vd:n ska vänja sig vid att det är två vd:ar. Varför organisationer inte oftare har en överlämning av vd tror Ingrid Höög och Roland Gustavsson delvis beror på mytbilden av hur en vd ska vara. När man är på toppen ska man klara sig själv och inte påverkas av andra.
– Berättelsen om den starka hjälten och ledaren kommer in i det här. Och att vara vd är lite magic och inte något man kan överlämna hur som helst,
säger Ingrid Höög.

Förväntan kring att ensam är stark finns hos vd själv men också hos medarbetaren vilket påverkar introduktionen av höga chefer.
– Ska man få riktigt bra utväxling på sin rekrytering bör man ge även högsta chefen grunderna för hur det fungerar, ha en mentor och en introduktion som är anpassad till just den rollen. Men också att medarbetarna är en resurs som kan involveras och bidra till att det fungerar bättre. Ofta händer det att hela omgivningen sitter runt omkring och betraktar när den nya går på den ena niten efter den andra som alla andra vet om. Det är så mycket onödigt lidande och missförstånd. Man behöver ta bort hinder och prata om att det är svårt att börja på ett nytt jobb.

Hr har en viktig roll vid vd-byten, tycker de båda. Särskilt när vd blir sparkad eller andra omständigheter gör att en överlämning av gamla vd:n inte är aktuell. Då kan hr fungera som en brygga till verksamheten.
– Det är få vd:ar som kommer in som inte begriper det finansiella och processerna inom branschen. Däremot skiljer kultur och värderingar oerhört mellan bolagen, och det är ofta där det fallerar när det går åt skogen. Jag tror det är jätteviktigt att hr skolar in nya vd:ar i hur ledarskap, värdering och kultur är inom just den organisationen, säger Roland Gustavsson.

I slutändan handlar det om pengar. Det är kostnadseffektivt med en planerad introduktion, trots att det blir dubbla löner under en period, säger Ingrid Höög.
– Det sparar tid och pengar, eftersom de som jobbar i verksamheten kan ha fokus externt i stället för att det tar energi när det är otydligt, struligt eller konflikter. Se det som en investering framåt. Att arbeta intensivt parallellt som Roland och jag gör nu, med både det kortsiktiga och långsiktiga under introduktionen, minskar risken för att något faller mellan stolarna, säger Ingrid Höög.

Råd för onboarding av ny vd

• Var tydlig med vem som bestämmer. Så att organisationen inte vänder sig till den gamla vd:n av gammal vana. Där är disciplin viktigt, att hålla frågorna på rätt bord
så att tydligheten upplevs i vardagen.
• Kom ihåg att lämna över den tysta kunskapen, de mjuka värdena, kultur, ledarskap och värderingar. Introduktionen ger möjlighet att sätta ord på sådant som kan betraktas som mjuka tillgångar.
• Gör en strukturerad plan där ni går igenom rollen från olika perspektiv och dimen­sioner.
• Ha en begränsad tid för överlämning och sätt gärna mål för vad som ska uppnås.
• Involvera och inkludera omgivningen – håll dialogen uppe kring vad som pågår, kommunicera löpande kring process och progress. Knyt detta till verksamhetsnytta.


ELSA FRIZELL


JUST NU PÅ FÖRSTA SIDAN
#4