Så håller Arla ihop kulturen under pandemin


2021-02-22 - KULTUR. Går det att skapa tillhörighet trots att många jobbar hemifrån? Hanna Wallstedt, HR-direktör på Arla, berättar om Arlas strategier och aktiviteter sedan pandemin bröt ut.


I början av året arrangerade Arla en digital kickoff som spelades in i en studio och sändes ut till medarbetarna. Där diskuterades bland annat hur kontoret kan komma att användas framöver. - Vi tror på att använda de digitala mötesformerna där de passar bäst men att varva det med fysiska möten där de är bäst, säger Hanna Wallstedt, hr-direktör på Arla.

Bakom kulisserna till ditt frukostbord finns en kedja av människor som ser till att filen, mjölken och osten hamnar där den ska. Arla har ungefär 3 500 medarbetare i Sverige och de flesta av dem arbetar på företagets produktionsanläggningar. Till det kommer transport, logistik, den kommersiella organisation och alla stödfunktioner som behövs för att mejerimaskineriet ska fungera och kontinuerligt utvecklas, pandemi eller inte.

— Det har varit ett extremt tufft och annorlunda år, men lärorikt, säger Hanna Wallstedt som är HR-direktör på Arla Sverige.

Hon är glad att Arla redan innan pandemin hade satt igång med tvärfunktionella möten i den globala matrisorganisation man verkar i.

— Vi fokuserar inte bara på var och ens funktion utan försöker förstå helheten och varandras vardag.

Krishantering är en av processerna som varit viktiga under året. Hanna Wallstedt säger att huvudfokus har legat på att sätta människor och säkerhet först, inte minst för alla de medarbetare som inte har valet att jobba hemma eftersom produktionen kräver att man är på plats.

— Ute i produktionen och till våra logistik- och fältsäljsmedarbetare var vi snabba med att implementera säkerhetsrutiner och bland annat erbjuda handsprit och munskydd, även om Folkhälsomyndighetens rekommendationer inte alltid har varit så långtgående.

För att snabbt komma ut till medarbetarna med beslut och riktlinjer har Arla jobbat med informationstavlor, poddar och digitala informationsmöten med alla tjänstemän.

— Ur ett hr-perspektiv så kan jag se att den löpande kommunikationen har varit nyckeln. Är det något ens medarbetare vill se så är det ju en ledning som driver på. Det har varit viktigt för oss att prata om vad vi menar med safety first. Vad innebär det för en tjänsteman som kan jobba hemifrån och vad innebär det för en kollektivanställd som behöver vara på jobbet varje dag?

Med lite perspektiv kan Hanna Wallstedt nu se att snabbheten i att ta beslut och att få ut informationen också har varit utmanande. I vissa fall har budskap som kommunicerats varit otydliga eller motstridiga. Det viktigaste har varit att medarbetaren ska känna sig trygg.


Hanna Wallstedt, hr-direktör Arla. Foto: Pressbild

—Vi tog snabbt beslut om att ställa in alla icke nödvändiga affärsresor och besök till våra produktionsanläggningar. Vi stängde ner huvudkontoret tidigt, delvis som en test. Det fungerade. Sen har det varit öppet för särskilda behov men med tydliga säkerhetsrutiner.

Medarbetare som valde att helt övergå till hemmajobb fick all utrustning som krävdes hemskickad, bland annat ståbord. För att få en samlad bild av hur alla i organisationen mått under coronaåret har Arla skickat ut flera kortare medarbetaundersökningar i enkätform.

— Vi följer upp det fysiska och mentala välmående, hur chefsstödet fungerar och vilket stöd man kan behöva för att klara att jobba digitalt.

Frågan om hur man håller kulturen levande när nästan alla kontorsarbetare gått hem har varit högst aktuell under året och på den fronten har Arla arrangerat en hel del olika digitala aktiviteter där det sociala har varit i fokus under arbetsveckorna.

— Det har varit lunchyoga och morgonkaffe, caféer som man kunnat checka in på och sociala aktiviteter som cookalong.

Samtidigt är Hanna Wallstedt medveten om att de som skulle må bäst av social samvaro kan vara de som tackar nej.
— Vi kan erbjuda jättemycket men mår man inte bra så vill man inte vara med. Vi är extra noga med att alla måste följas upp.

En del av de aktiviteterna har skett på ledningens initiativ men vissa är förslag från medarbetarna som de nämnt i medarbetarenkäterna. Som en följd av de förslagen drar man nu igång ett ambassadörskap där 26 frivilliga medarbetare ställer upp och driver initiativ inom välmående som är en uttalad strategisk fråga på Arla.

— Vi jobbar med fyra områden i vår wellbeingstrategi ”Stronger people”: move stronger, work stronger, feel stronger och eat stronger, för att må ännu bättre. Vi har också fördubblat friskvårdsbidraget för alla anställda från och med i år.

För att erbjuda stöd har Arla bjudit in en ergonom och en psykolog som ger medarbetarna råd genom videomöte. Flertalet digitala utbildningar finns också för våra medarbetare inom området mental hälsa och välbefinnande. Cheferna har fått stöd genom digitala utbildningar i att hålla digitala möten, att vara närvarande ledare i det digitala och målet är ett empatiskt ledarskap, berättar Hanna Wallstedt.
— Det är utmanande och superviktigt att ha återkommande incheckningar och inte bara prata om arbete och produktivitet utan att förstå vad medarbetaren behöver. Gränsen mellan det privata och professionella suddas ju ut. Vi tror att det är viktigt att våra ledare kan prata om sina egna utmaningar.

Varje chef förväntas ha enskilda samtal med sina medarbetare och kolleger uppmanas att ta hand om varandra, säger Hanna Wallstedt.

— Vi kan inte bara lägga allt på cheferna. Vi har pratat mycket om självledarskap och om att ta ansvar för sitt eget mående och sina kolleger. Ser man att det är någon på ett teamsmöte som ser distanserad ut, ring upp efteråt.

Det har blivit fler möten än vanligt, men tiden som hr, kommunikation och ledningen lagt ner tror Hanna Wallstedt betalar sig.

— Det är ett extraordinärt läge och vi tror att det ger mycket att vi tar reda på hur vi kan stötta och att vi själva visar vad vi tycker är utmanande.

Diskussionen framåt handlar bland annat om hur Arlas fortsätter den digitala transformationen, hur mycket flexibilitet Arla ska erbjuda, hur mötesformerna ska se ut, hur kontoret ska se ut och hur de fortsatt bygger Arlas kultur

— Vi tror på att använda de digitala mötesformerna där de passar bäst men att varva det med fysiska möten där de är bäst.

—Kontoret är viktigt för kulturen, interaktionen och det innovativa. När vi är tillbaka på kontoret så vill vi ha mer social interaktion. Då kan man söka mer kontakt med kolleger man i andra fall inte har kontakt med och hinna prata med nya. Jag tror det finns en aptit på det nu när alla är så socialt sugna.

JENNIE JENSEN

Råd till HR i kristid från Hanna Wallstedt, hr-direktör på Arla

  • Under en kris kan hr verkligen göra skillnad och ta ansvar, missa inte chansen att utnyttja det.

  • Jobba med scenarioplanering i krisgruppen

  • Vänta inte med att agera utan visa hela tiden att engagemanget finns där genom att erbjuda stöd och våga testa nya saker

  • Samarbeta över funktionsgränserna. Hitta ett gemensamt sätt att agera.

  • Satsa på det empatiska ledarskapet. Våga prata om utmaningar.

  • Mät temperaturen ofta och justera stöd och kommunikation utifrån behov. Det kan vara enkla undersökningar som går ut till olika pulsverktyg som ger en bra bild hur medarbetarna mår fysisk och mentalt.

  • Hitta balans i att prata med de medarbetare som kan jobba hemifrån och de som måste gå till jobbet. Så klart har det varit tuffare, i alla fall inledningsvis, för de som måste gå till jobbet.

  • Mer fysisk rörelse och mental träning. Under krisen behöver vi tänka på kropp och själ lite mer för att prestera på topp. Uppmuntra träning i alla dess former och skapa aktiviteter som puttar i den riktningen.

  • Mer dialog än monolog. Försök att få till så mycket interaktion och dialog som möjligt även om det är stormöten. Det kan vara med hjälp av Slido där man ställer frågor, gör ordmoln men också andra digitala och sociala verktyg som till exempel Yammer där medarbetarna kan dela och uttrycka vad som händer både i sin vardag men även professionellt.


JUST NU PÅ FÖRSTA SIDAN

För dig som bryr dig om HR

ANNONS. Personio presenterade förra året H.U.G Digital 2020 med 3 500 deltagare. Det var en plats för alla typer av HR-personer från olika branscher som ville lära sig mer om hur hur framtidens arbete inom personalfrågor och HR kan se ut.